Giải đáp về hóa đơn xác thực

Hóa đơn xác thực là một loại hóa đơn mới, đang được Bộ tài chính và Tổng cục thuế phối hợp Tổ chức thí điểm áp dụng hóa đơn xác thực cho các Doanh nghiệp từ Tháng 08/2015.

Bên cạnh đó có nhiều câu hỏi đặt ra xung quanh loại hóa đơn này. Đồng hành cùng Doanh nghiệp và Hỗ trợ cho Tổng cục thuế triển khai, Hỗ trợ kê khai thuế tạo page này để hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc về Hóa đơn xác thực của Doanh nghiệp về hóa đơn xác thực này.

1. Căn cứ pháp lý của hóa đơn xác thực.

  • Thông tư 32/2011/TT-BTC Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
  • Quyết định 1209/QĐ-BTC về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

2. Quy trình triển khai thí điểm Hóa đơn xác thực của Tổng cục thuế

  • Điều này được cụ thể hóa bởi Quyết định số 1445/QĐ-TCT về việc ban hành quy trình thí điểm Quản lý hóa đơn điện tử có xác thực của Cơ quan thuế.

3. Tôi muốn áp dụng Hóa đơn xác thực thì phải làm thế nào?

Hiện nay, Cơ quan thuế mới chỉ áp dụng thí điểm 200 Doanh nghiệp tại Hà Nội và Hồ Chí Minh. Để có thể được áp dụng. Hãy liên hệ trực tiếp với Hỗ trợ kê khai thuế để hướng dẫn triển khai loại hóa đơn này.

4. Thông báo phát hành Hóa đơn xác thực như thế nào?

Để có thể phát hành được hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị chứng thư số còn giá trị sử dụng có gắn mã số thuế của doanh nghiệp và máy tính có kết nối internet. Các bước thực hiện như sau:

  • Truy cập vào hệ thống phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) tại địa chỉ https://laphoadon.gdt.gov.vn qua trình duyệt website, sử dụng chứng thư số để đăng ký tham gia hệ thống tại website này.
  • Trong vòng 03 ngày, doanh nghiệp sẽ nhận được email thông báo kết quả xét duyệt yêu cầu tham gia từ cơ quan thuế vào hộp thư điện tử mà doanh nghiệp đã cung cấp khi đăng ký tham gia hệ thống. Trường hợp doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin tài khoản để đăng nhập và sử dụng hệ thống tại phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN). Trường hợp doanh nghiệp không được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo của cơ quan thuế nêu rõ lý do chưa được chấp nhận.

Doanh nghiệp sử dụng tài khoản đã được cơ quan thuế thông báo để đăng nhập vào hệ thống và thực hiện các nghiệp vụ quản lý hóa đơn trên hệ thống phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) như: đăng ký phát hành; lập và gửi hóa đơn đến Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực và thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn theo quy định hiện hành.

Sau khi được chấp nhận tham gia hệ thống và đăng ký phát hành tại phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN), doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm lập hóa đơn đã có của doanh nghiệp (LHD), phần mềm lập hoá đơn cho doanh nghiệp (ICA) hoặc phần mềm xử lí hoá đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để lập hóa đơn và gửi xác thực hoá đơn. Để biết thêm chi tiết, doanh nghiệp tham khảo Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 về việc triển khai thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

5. DN có nhiều bộ phận xuất hóa đơn xác thực khác nhau thì số hóa đơn của DN có đảm bảo tuần tự về số hóa đơn hay không?

  • Đối với DN triển khai hóa đơn xác thực theo mô hình tập trung thì việc Doanh nghiệp có nhiều điểm khác nhau cùng xuất hóa đơn luôn đảm bảo tính tuần tự của số hóa đơn.
  • Đối với DN triển khai hóa đơn xác thực theo mô hình phân tán, thì việc cấp số phụ thuộc vào thiết bị đặt tại DN, nên các máy xuất hóa đơn cần phải đảm bảo kết nối với thiết bị xác thực đặt tại DN thì luôn đảm bảo tính tuần tự.

6. Hiện nay, việc xuất hóa đơn kèm bảng kê khá phổ biến vậy việc xuất hóa đơn kèm bảng kê đối với hóa đơn xác thực thì như thế nào ?

  • Hóa đơn xác thực là một loại hóa đơn điện tử do vậy không giới hạn số dòng như hóa đơn giấy đặt in thông thường, do vậy DN có thể xuất hóa đơn với rất nhiều dòng mà không cần phải đính kèm bảng kê.

7. Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn lùi ngày so với ngày hiện tại không?

  • Đối với DN lập hóa đơn xác thực bằng VAN (là phần mềm trên website laphoadon.gdt.gov.vn) thì DN không thể lập lùi ngày được. Hiện nay, vẫn chưa có chính sách để tháo gỡ vấn đề này sao cho phù hợp với thực tế phát sinh của Doanh nghiệp. 

8. Nhiều DN băn khoăn nếu hệ thống xác thực hóa đơn quá tải thì sẽ xử lý như thế nào? và được hỗ trợ như thế nào?

  • Việc lập hóa đơn xác thực có nhiều phương pháp có thể lập hóa đơn và xác thực ngay hoặc có thể lập hóa đơn trước rồi xác thực sau. Do vậy, tùy thuộc vào từng loại hình Doanh nghiệp. DN chủ động lựa chọn phương pháp phù hợp với mình nhất.
  • Ngoài ra, song song với quá trình xác thực còn có các nhà T-VAN hỗ trợ cùng tổng cục thuế tham gia vào quá trình cung cấp dịch vụ nên chất lượng xác thực hóa đơn hoàn toàn được đảm bảo.
  • Hiện nay, TCT mở đường dây hỗ trợ nóng 04. 3768 9679 Ext: 2170 – 2171 và qua email: hdxt@gdt.gov.vn

9. Đối với những hóa đơn có nhiều dòng, thì phần mềm VAN có thể cho nhập vào bằng excel hay không để tránh sai sót và nhầm lẫn?

  • Hiện nay, phần mềm VAN chưa có chức năng này. Tuy nhiên, đội dự án đã tiếp thu ý kiến và sẽ chỉnh sửa sao cho DN sử dụng thuận lợi nhất.

10. Công ty Mẹ đã phát hành hóa đơn xác thực thì các công ty con có phải áp dụng không?

  • Điều này phụ thuộc vào mô hình hiện tại của Doanh nghiệp. Đối với hóa đơn giấy như thế nào thì hóa đơn xác thực sẽ triển khai như vậy.

11. DN Có thể đăng ký song song hai hình thức lập hóa đơn giấy (đặt in, tự in) và hóa đơn xác thực hay không?

  • Hiện nay, Doanh nghiệp có thể hoàn toàn sử dụng hai hình thức lập hóa đơn song song. Tuy nhiên, Doanh nghiệp vẫn phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hình hóa đơn giấy.

12. Nếu DN đang sử dụng hóa đơn giấy chuyển sang hóa đơn xác thực thì khi Điều chỉnh và Xóa bỏ, thay thế hóa đơn thì sẽ phải làm như thế nào?

  • Hiện tại, khi điều chỉnh, xóa bỏ hoặc thay thế hóa đơn ở hình thức nào, thì DN phải sử dụng hình thức hóa đơn đó để thực hiện. Tuy nhiên, vấn đề này sẽ nảy sinh bất cập khi mà DN không còn sử dụng loại hình kia việc này sẽ được giải quyết bằng chính sách khi triển khai diện rộng.

13. DN đang thực hiện VAN sau đó có phần mềm LHD thì hình thức chuyển đổi như thế nào?

  • DN hoàn toàn có thể đăng ký phát hành song song hóa đơn thực hiện trên VAN và phần mềm LHD nên khi phát sinh DN chỉ cần đăng ký phát hành hóa đớn xác thực chọn hình thức là Khác rồi tiến hành lập hóa đơn xác thực trên LHD hoặc ICA.

14. Thông báo phát hành hóa đơn có bị giới hạn về số lượng phát hành không?

  • Hiện nay, chính sách đã bỏ giới hạn về số lượng hóa đơn thông báo phát hành trên hóa đơn giấy, hóa đơn xác thực cũng tương tự không giới hạn về số lượng phát hành. Tuy nhiên, theo quy định số hóa đơn là 7 số nên vẫn có tối đa là 9.999.999 hóa đơn.

15. Doanh nghiệp tôi có nhiều người xuất hóa đơn thì phải làm thế nào? Ngoài ra, muốn xác thực thì phải ký số vào hóa đơn trước vậy DN có thể sử dụng nhiều chữ ký số được không?

  • Đối với Hóa đơn xác thực, DN hoàn toàn chủ động về số lượng người xuất hóa đơn tùy thuộc vào phần mềm. Còn về chữ ký số thì DN có thể sử dụng nhiều chứng thư số để thực hiện lập hóa đơn và xác thực.

16. Hóa đơn điện tử không yêu cầu in ra thì đối với quy định phải xuất hóa đơn đi đường chứng mình nguồn gốc thì sẽ giải trình như thế nào với lực lượng chức năng?

Đối với trường hợp này, DN buộc phải in chuyển đổi hóa đơn điện tử có mã xác thưc ra hóa đơn giấy và phải tuân thủ theo quy định gồm 4 điểm sau:

  • Phải đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
  • Phải có dòng chữ: Hóa đơn chuyển đổi;
  • Phải có đóng dấu Doanh nghiệp;
  • Phải có chữ ký bên bán.

17. Ghi phần tỷ giá vào Hóa đơn xác thực ntn?

  • Trong phần lập hóa đơn có mục tỷ giá để Người sử dụng có thể nhập vào. 

18. Nếu DN Sử dụng VAN hoặc ICA thì có thể thay đổi theo mẫu hóa đơn xác thực của DN không?

  • Hiện nay, 2 phần mềm chưa cho phép thay đổi mẫu của Hóa đơn xác thực này. Nếu muốn thay đổi mẫu theo DN thì DN cần phải sử dụng phần mềm LHD của Doanh nghiệp ví dụ như phần mềm kế toán VACOM

Trở lại